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Heredis, le logiciel de généalogie que j’utilise depuis le début « officiel » de mes recherches, propose depuis septembre 2018 sa nouvelle version.

Parmi d’autres nouveautés, il y a une modification sur la façon de gérer les sources dans le logiciel, principalement à destination du monde anglo-saxon, très pointu – trop ? – sur la gestion des sources.

Pour comprendre ce qui change et comment ça fonctionne, lisez l’article de Jimbo sur son blog.

J’avais, à la suite de Jimbo déjà, modifié en 2015 la gestion de mes sources, et cette fois ci à nouveau j’ai décidé de sauter le pas et d’utiliser cette nouvelle méthode.

Mon application de la nouvelle gestion des sources via Heredis

Jusqu’à présent dans Heredis, je considérais que le registre – la cote – d’un document d’archives était une source, que j’affectais à autant d’évéments que j’en trouvais et qui concernaient ma généalogie dans le registre concerné. Pour chaque utilisation individuelle de cette source, j’indiquais dans la note de l’événement le titre du registre, le numéro et la vue de l’acte, éventuellement le nom interne du fichier que j’avais créé en faisant une copie d’écran, et le cas échéant la transcription de l’acte.

Prenons à titre d’exemple pour mon explication le registre BMS de Vieussan (34) pour la période 1617-1674.

Voici à quoi ressemblaient les différents écrans avec mon utilisation sans activation du « mode complet ».

Passer au mode « complet » à mon niveau signifie que je vais transférer les informations spécifiques à l’événement auparavant dans la note de l’événement –  numéro de l’acte, vue, nom du fichier image sur mon disque dur, permalien, … –  dans la zone « Commentaire » aussi appelé Citation sur certains écrans.

Malheureusement, à mon niveau, le transfert doit être manuel, dans la mesure où je peux avoir des informations complémentaires, ou la mention de plusieurs sources différentes, au niveau de la note de l’événement. Je profite de cette modification pour apporter quelques précisions sur la source proprement dite : une uniformisation des dépôts d’archives, une codification plus précise ou plus exacte du type de source et de sa nature.

Voici à quoi ressemblent les différents écrans une fois toutes les modifications faites.

J’ai mis à jour les informations de contact des dépôts d’archives, directement dans le nouveau Dictionnaire des dépôts, et j’ai indiqué pour chaque dépôt d’archives un titre un peu plus parlant que « ADxx ». J’ai vérifié rapidement la Nature de chaque source, quand l’information est directement en ligne, la nature Internet est désormais selectionnée.

C’est sur cet écran qu’on visualise vraiment le changement effectué. Dans la partie Commentaire se retrouvent maintenant les informations que j’ai choisi de considérer comme la citation issue de la source en question, à savoir : Type de l’acte ( N-M-D/ CON-TEST-INV/MAT/REC …..selon la source considérée) – Nom et prénom du sujet de l’acte – Acte et vue – Nom du fichier image – Permalien.

Parallèlement, la partie note de l’événement est maintenant vide, ou ne contient que des informations ou des remarques supplémentaires faites lors de la lecture ou de l’enregistrement de l’acte. Le commentaire apparait à côté de la source dans l’onglet Source.

Voici à quoi ressemble maintenant cette source après importation de mon Gedcom depuis Heredis vers Geneanet.

Toutes les informations nécessaires pour retrouver l’acte cité, que ce soit par moi ou par un visiteur de mon arbre en ligne, sont clairement indiquées.

Quelques outils et conseils pour assurer la transition

Mon problème, c’est que j’ai beaucoup d’événements à corriger ainsi manuellement. Pourtant je n’ai pas hésité une seconde à me lancer dans l’aventure, parce que j’y vois une plus grande lisibilité de ma base de données, et que je prendrai le temps qu’il faudra. Je n’ai d’autres contraintes en généalogie que celles que je me fixe.

Néanmoins je me suis demandée comment m’y prendre, et j’ai choisi de travailler par Document, ce qui dans mon cas va correspondre à un registre ou une cote. De préférence, je vais essayer de mettre à jour tous les registres que j’utilise dans une même localité, puis remonter au niveau du département.

Pour Vieussan, par exemple, je voudrais m’attacher à mettre à jour les registres de Vieussan, puis passer à une autre localité de l’Hérault, et ainsi de suite. Bien sûr c’est très théorique, je sais que je vais faire les mises à jour selon la façon dont je travaille sur mes recherches : une semaine sur Tenes pour raconter l’histoire de Philomène Blanco, quelques jours sur la Dordogne pour étudier l’ascendance maternelle de Jeanne Dabzat, bref, en papillonnant comme j’aime le faire.

Comment faire dans ces conditions pour avoir une chance de progresser dans cette mise à jour ?

En fait, je dois essayer de savoir combien d’utilisations de sources avec un commentaire vide j’ai dans mon fichier, et mon objectif est de ne plus en avoir.

J’ai donc créé dans Heredis une Recherche intelligente personnalisée qui me donne les informations dont j’ai besoin, et à partir de laquelle je peux faire mes mises à jour.

Ce matin, par exemple, la recherche sur mon fichier me dit que j’ai 38148 événements à mettre à jour … Une paille, quoi.

Comme toute tâche de très longue durée, l’important est de la fractionner en petites tâches faciles à gérer sur une journée. Pour cela, il suffit de compléter la recherche en indiquant un registre – donc un document Heredis – précis. Voici par exemple ce qu’il faut que je mette à jour concernant le registre BMS de Vieussan pour la période 1680-1749, soit 193 événements, l’équivalent de 2 à 3 heures de travail maximum. Ca devient tout de suite plus jouable.

L’intéret de cette visualisation, c’est que vous pouvez la trier par date, et que vous pouvez cliquer sur chaque élément pour arriver directement à l’événement concerné. Chaque fois que vous faites une mise à jour, vous rafraichissez l’écran en cliquant sur le bouton « Rechercher » et vous voyez la progression de votre travail.

L’autre écran que j’utilise beaucoup est celui du Dictionnaire des Sources, sur lequel vous pouvez faire une recherche équivalente, mais qui va vous montrer toutes les occurences d’utilisation du document. Vous ne pouvez pas choisir de n’afficher que les commentaires vides par exemple. Donc si vous travaillez sur un document que vous avez intégré en totalité dans votre arbre, comme je le fais pour le village de Latillé, vous allez avoir un retour d’un bon millier de lignes, ce qui peut être intimidant.

Entendons nous bien, vous n’êtes absolument pas obligé de passer au mode Complet de gestion des sources que vous propose Heredis 2018. Ce n’est d’ailleurs pas une nouveauté qu’Heredis met en avant pour sa clientèle française, l’option est à mon avis clairement à l’intention du marché anglo-saxon.

Réfléchissez bien avant de vous lancer dans l’aventure. Bien sûr, vous pouvez activer l’option et ne l’utiliser que pour vos nouvelles entrées dans le logiciel. En fait, n’oubliez pas qu’aussi longtemps que la généalogie est pour vous un loisir, vous n’avez aucune obligation, et un seul objectif : vous faire plaisir.