Je vais avoir la chance début février 2014 de me rendre une semaine à Salt Lake City pour assister à la conférence RootsTech organisée depuis quelques années par FamilySearch, la branche généalogique très active de l’Eglise des Saints des Derniers Jours, autrement dit des Mormons.

L’étape logistique est finalisée. J’ai en poche – enfin, en pdf dans mon dossier Dropbox – mon billet d’avion sur Delta Airlines, dans des conditions de confort dont je n’ai pas l’habitude en avion – merci aux miles collectés par mon mari grand voyageur, que nous avons enfin réussi à utiliser ; ma réservation d’hotel et mon formulaire Esta m’autorisant à mettre le pied aux Etats Unis et bien sûr je suis enregistrée à la convention.

Il est temps de passer à l’étape de préparation du séjour lui-même.

La convention dure trois jours, un grand nombre de conférences sont proposées aux participants, de très nombreux stands attendent les visiteurs, et j’ai compris que l’affluence était très importante, bien supérieure à ce que nous connaissons des congrès ou expositions généalogiques français. En 2013, 6777 personnes ont assisté à la convention à Salt Lake City. Si je veux tirer le maximum de profit de ce voyage, il faut que je le prépare.

Après la convention, je reste à Salt Lake City trois jours, sur lesquels je prévois de passer deux jours à la Family History Library. Encore une visite à préparer dans les détails si je ne veux pas gâcher cette opportunité. Il est peu probable que je retourne régulièrement dans l’Utah, vous vous en doutez.

J’ai commencé ma préparation en écoutant un Hangout sur Google+, organisé par GeniAUS une bloggeuse australienne qui a participé à trois conventions Rootstech précédentes et a eu la bonne idée de partager son expérience, pour aider les petits nouveaux et les non américains à préparer leur séjour.

Voici les points principaux que j’ai notés :

• Télécharger l’application RootsTech, qui va permettre de connaitre les conférences, d’organiser celles auxquelles on veut assister, d’avoir des informations lors de la conférence et de se connecter avec les autres participants qu’on connait. J’avais déjà installé l’application sur mon Ipad, j’ai commencé à faire le tri entre les conférences que je ne veux pas rater, et celles qui m’intéressent juste … Mais le choix est énorme, bien sûr il y a des conflits d’horaires, les laboratoires informatiques – du moins les deux qui m’intéressaient vraiment – sont déjà complets …..

• Dès qu’ils seront disponibles sur le site de RootsTech, télécharger les programmes précis des différentes conférences ( Syllabus ) pour affiner ses choix et faire les derniers arbitrages. Cette année, FamilySearch a déplacé la convention dans un centre de congrès plus grand qu’en 2013 pour permettre à plus de personnes d’assister aux conférences. Malgré tout je m’attends à ce que certaines soient plus que pleines, et que je ne puisse donc pas forcément assister à tout ce qui m’intéresse. Un programme précis de chaque intervention me permettra de choisir les conférences que je ne veux surtout pas rater, et donc d’aller faire la queue devant la salle en question suffisament longtemps avant le début de l’intervention.

• Ne pas surcharger son programme prévisionnel : l’exposition en tant que telle est énorme et beaucoup de ressources ou de technologies que je ne maîtrise pas y sont présentées. Il faut du temps pour discuter avec un exposant, faire connaissance, comprendre son produit et savoir s’il peut m’intéresser ou m’apporter quelque chose.

• Organiser son accès internet pendant la conférence pour pouvoir twitter ou mettre à jour son statut Facebook. Seuls les bloggueurs officiels – ce que je ne suis pas – ont un accès au Wifi de la conférence, et je ne peux pas rester connectée en 3G SFR depuis Salt Lake City pour ne pas faire exploser ma facture. Mais ne pas pouvoir twitter pendant les conférences ou certaines rencontres serait vraiment dommage, je vais donc étudier de près quelles sont les possibilités que j’aurai et à quel tarif. J’ai heureusement le Wifi gratuit et un accès Lan dans mon hôtel, ce qui me permettra si je ne passe pas la soirée au bar avec les autres francophones de faire sur ce blog un résumé quotidien de mes aventures.

• Avoir des cartes de visite. Plusieurs des participants du Hangout ont insisté sur ce point, les américains sont friands de ces cartes, et si vous discutez sur un stand ou dans une allée avec un confrère généalogiste de l’autre bout du monde, et que vous souhaitez rester en contact, une petite carte avec l’adresse du blog, de la page facebook et du compte Twitter sera utile. J’imagine qu’une photo sur la carte peut aussi aider à se souvenir de telle ou telle personne. Dans le même ordre d’idée, je vais vérifier comment fonctionne le partage Bluetooth des cartes de visite que j’ai vu sur mon smartphone, ça peut aussi être utile.

• Prendre un gros manteau, mais ne pas s’habiller trop chaudement en dessous. Les salles américaines sont souvent très bien chauffées, l’affluence est nombreuse, inutile de mettre le gros pull dans les salles de conférence sous peine d’avoir un coup de chaleur. Il est également recommandé de laisser son manteau, ses gants, son bonnet, au vestiaire, les salles de conférence ne sont pas faites pour qu’on les encombre de valises à roulette avec sa garde robe d’hiver dedans.

• Emporter un aimant représentant un monument français ou un objet spécifique. Concernant les recherches en bibliothèque, de ce que j’ai compris un certain nombre de microfilms sont en accès libre, mais rangés dans d’innombrables tiroirs. Pour pouvoir retrouver de quel tiroir vous avez sorti votre microfilm et le remettre à la bonne place, j’ai retenu l’idée de l’aimant qui va m’être spécifique. L’hôte australienne du Hangout nous a montré un aimant représentant le célèbre pont de Sydney, qu’elle emporte avec elle. Je vais me procurer un aimant de la Tour Eiffel, de Notre Dame, ou du château de Versailles.

Le projet Préparation RootsTech 2014 est lancé …. Je vais essayer de m’y tenir et de ne rien oublier d’important.